La gestion des connaissances est un enjeu majeur pour les entreprises et les organisations. Elle permet d’optimiser la circulation de l’information, le partage des savoirs, et in fine d’accroître la compétitivité de la structure. Dans cet article, nous vous aiderons à élaborer une stratégie de gestion des connaissances adaptée à vos besoins et à ceux de votre équipe.
Sommaire
Pourquoi mettre en place une stratégie de gestion des connaissances ?
Les avantages d’une bonne gestion des connaissances sont nombreux. Tout d’abord, elle facilite la prise de décision en mettant à disposition toutes les informations nécessaires. Ensuite, elle permet d’éviter la perte de connaissances liées à des départs ou des retraites, car elle favorise la pérennisation du savoir au sein de l’entreprise. Par ailleurs, elle encourage la collaboration et stimule l’innovation, deux atouts essentiels dans le monde professionnel actuel.
Étape 1 : Identifier les objectifs de la stratégie
Avant toute chose, il convient de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la mise en place de cette stratégie. Voici quelques exemples d’objectifs possibles :
- Rationaliser et optimiser le stockage des documents;
- Faciliter la recherche d’informations;
- Améliorer le partage des connaissances au sein de l’équipe;
- Favoriser la créativité et l’innovation;
- Former les nouveaux employés plus rapidement.
Mettez en commun ces objectifs avec votre équipe pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et contribuera à atteindre ces buts.
Étape 2 : Effectuer un état des lieux sur la gestion des connaissances actuelle
Afin de mettre en place une stratégie de gestion des connaissances efficace, il faut avant tout réaliser un état des lieux de la situation présente. Pour cela, évaluez les supports et outils existants :
- Bases documentaires internes (intranet, wiki, etc.);
- Outils collaboratifs (plateforme de travail en groupe, logiciels de communication, etc.);
- Procédures de partage des savoir-faire et des compétences;
- Moyens de formation pour les employés.
Pensez également à mener une enquête auprès des membres de votre équipe pour recueillir leurs impressions et leurs besoins en matière de gestion des connaissances.
Étape 3 : Choisir les outils adaptés à la stratégie
Une fois l’état des lieux réalisé, il vous appartient de choisir les outils qui faciliteront la mise en œuvre de votre stratégie de gestion des connaissances. Il existe plusieurs types d’outils, qui répondront à différents besoins :
Les plateformes de gestion documentaire
Ce type d’outil permet de centraliser et d’organiser tous les documents liés à l’activité. Ils offrent généralement la possibilité de classer les documents par thèmes ou par projets, d’effectuer des recherches avancées et de gérer les droits d’accès aux ressources.
Les espaces collaboratifs
Ils sont conçus pour faciliter le travail d’équipe à distance ou en présentiel. Les fonctionnalités proposées varient d’une solution à une autre : messagerie instantanée, visioconférence, calendrier partagé, tableau blanc interactif, etc.
Les outils de veille et de formation
Il s’agit ici de dispositifs qui permettent d’alimenter en continu les connaissances des membres du groupe (veille sur l’actualité, formations en ligne, conférences, etc.) et d’assurer leur montée en compétence.
Votre choix doit se baser sur les objectifs définis précédemment et sur les besoins exprimés par vos collaborateurs lors de l’état des lieux.
Étape 4 : Impliquer tous les acteurs dans la mise en place de la stratégie
Une stratégie de gestion des connaissances ne peut être efficace que si elle est pleinement adoptée par l’ensemble de l’équipe ou de l’organisation. Pour cela, il est essentiel d’impliquer chaque collaborateur dans sa mise en œuvre :
- Communiquer régulièrement avec vos équipes sur les avancées de la stratégie et des outils choisis;
- Organiser des sessions de formation pour que chacun puisse appréhender les nouveaux outils et méthodes;
- Mettre en place un système de suivi et de contrôle pour vérifier l’atteinte des objectifs et identifier les points à améliorer.
La réussite de la stratégie dépend également de la capacité des acteurs à s’approprier pleinement les outils proposés et à développer de nouvelles pratiques associées. En suivant ces étapes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour développer une stratégie de gestion des connaissances efficace, qui répondra aux besoins de votre équipe et contribuera à l’amélioration continue de votre structure.
