La gestion de document est un détail important dans une entreprise. Cela permet, entre autres, d’éviter les fuites d’informations. C’est aussi un moyen d’optimiser la gouvernance. Il existe plusieurs manières de gérer les documents.
Quel outil choisir pour gérer ses documents ?
Une bonne gestion des documents ne peut qu’être bénéfique pour l’entreprise. C’est pour cela que l’utilisation d’un outil de gestion des documents est nécessaire. Ce genre d’outil peut avoir plusieurs fonctionnalités. Entre autres, la numérisation, le stockage et l’archivage. Dans ce cas, la typologie des fichiers doit être évaluée. De même que le volume de documents ainsi que les bases de données. Pour bien gérer les documents, il est également important de bien les organiser. Pour cela, ils doivent être indexés et classés. Évidemment, il sera utile de bien penser à la gestion des droits d’accès ou au traitement automatisé du contenu. Dans la gestion, différents acteurs doivent avoir accès aux documents. Dans ce cas, une possibilité de partage est nécessaire.
Un accès rapide aux documents facilite également la mise à disposition des informations. Certains outils permettent, quant à eux, un accès mobile aux documents. Il s’agit d’une solution efficiente pour gagner du temps. En effet, il sera possible de consulter les documents sans être au bureau à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone. Évidemment, il est essentiel de sécuriser l’accès aux documents. Il existe des outils numériques très efficaces pour assurer la gestion des documents au sein d’une entreprise. C’est le cas, notamment, du logiciel GED. Il s’agit d’une option qui mérite qu’on s’y intéresse de près. C’est également une solution pour les entreprises qui souhaitent réaliser une transformation digitale dans le but de mieux gérer leurs documents.
Comment trouver le bon logiciel ?
On rencontre sur le marché différentes sortes de logiciels permettant de gérer les documents. C’est pourquoi il n’est pas évident de faire son choix. Pour trouver l’outil idéal, il est essentiel de se focaliser sur leur fonctionnalité. Certains logiciels peuvent, par exemple, s’adapter aux grands comme aux petites entreprises. Et ce, quel que soit le secteur dans lequel elles se trouvent. En plus d’être polyvalent, certains outils offrent, quant à eux, un accès mobile et une possibilité d’intégrer une signature électronique au document. Pour retrouver un document plus facilement, certains sont dotés d’un moteur de recherche. Dans ce cas, il est plus simple de retrouver le document par son nom, par son type ou en employant des mots-clés.
La plupart des outils intègrent des fonctionnalités qui facilitent la manipulation des documents. Le côté pratique n’est pas en reste puisque certains logiciels peuvent envoyer des notifications. Par exemple, pour indiquer à un utilisateur qu’il doit approuver la modification d’un document. Sur d’autres logiciels, il est possible de personnaliser la plateforme. Un logiciel GED peut également jouer le rôle d’un système d’information d’entreprise puisque plusieurs personnes peuvent y avoir accès. Dans tous les cas, l’idéal pour trouver l’outil adapté à son activité est de contacter un fournisseur de solutions de GED logiciel comme Dokmee.
